Hoe verklein ik een Excel bestand?
Excel bestanden die tientallen MB’s groot zijn kunnen erg vervelend zijn. Het opstarten en opslaan van zo’n groot Excel bestand duurt dan onnodig lang. Het verkleinen van dit bestand kan dan de oplossing zijn.
Maar hoe verklein je een Excel bestand? Er zijn meerder maatregelen die je kan nemen. Laten we deze eens bekijken.
Afbeeldingen verkleinen/comprimeren
Een van de grootste boosdoeners bij het uit zijn voegen treden van een Excel bestand zijn de ingevoegde afbeeldingen. Microsoft Excel lijkt niet heel goed om te kunnen gaan met afbeeldingen, waardoor het hebben van enkele afbeeldingen al kan leiden tot een zeer groot bestand.
Een oplossing is het comprimeren van het Excel bestand door het comprimeren van de aanwezige afbeeldingen. Comprimeren betekent dat je een afbeelding verkleint. In dit geval verklein je zowel de afbeelding qua bestandsgrootte (MB's) als de afmetingen (pixels).
Je hebt de mogelijkheid om alle afbeeldingen in één keer te comprimeren, of een enkele losse afbeelding. Bij het comprimeren van de afbeelding kan je kiezen waar je deze voor wilt gebruiken. Je hebt vervolgens 4 mogelijkheden:
- Afdrukken
- Weergeven in het scherm
- Verzenden in een e-mailbericht
- De huidige resolutie behouden en wijzigingen in de afbeelding minimaliseren
Lege rijen verwijderen
Een Excel werkblad bevat standaard een hoop lege rijen. Wil je een Excel werkblad verkleinen dan is het raadzaam deze lege rijen te verwijderen. Je kan dit eenvoudig doen door de volgende stappen uit te voeren:
- Selecteer alle data inclusief de lege cellen
- Druk op je toetsenbord op F5 – en klik vervolgens op ‘Speciaal’
- Selecteer nu ‘Lege waarden’ en klik op ‘Ok’
- Druk op je toetsenbord op Ctrl en het minteken (-) (hiermee verwijder je de rijen)
- Selecteer nu “Cellen naar boven verplaatsen”
- De lege rijen zijn verwijderd
Bewaar het bestand als Excel in binaire vorm (.xlsb).
Dit zorgt ervoor dat je bestand kleiner wordt opgeslagen. Het enige nadeel hiervan is dat het opslaan, openen en sluiten van het bestand zal echter iets langer duren. Je slaat het bestand op als .xlsb en zorgt ervoor dat je alle lege cellen en rijen verwijderd.
Vervolgens selecteer je alle data en verwijder je alle opmaak/formatting (kleuren, linkjes etc.). Je slaat het bestand nu weer op als .xlsx en zult zien dat de bestandsgrootte is verkleind.
Winzip/Winrar
Bij veel Office gebruikers zal dit ongetwijfeld een bekende methode zijn om bestanden te verkleinen. Toch mag deze optie in dit artikel natuurlijk niet ontbreken. Met programma’s als Winzip en Winrar pak je als het ware bestanden in, waardoor ze kleiner worden. Pak je ze weer uit, dan krijg je weer de originele bestandsgrootte
Je pakt een bestand in (zipt) door met je rechtermuisknop op het bestand te klikken. Vervolgens klik je op 'kopieren naar' en klik je op 'Gecomprimeerde (gezipte) map'. Wanneer je WinRar hebt geïnstalleerd klik je ook weer met je rechtermuisknop op het bestand en kies je voor één van de opties ‘Toevoegen aan ... ‘
Copy/paste naar een nieuw bestand
Excel bestanden kunnen soms uit het niets enorm groot worden (althans, zo lijkt het). Als je alles al geprobeerd hebt, zonder resultaat kan je ook eens proberen alle cellen/rijen te kopieëren uit je bestand en te plakken in een nieuw schoon bestand.
Wees wel scherp op het feit dat je alle relevante (functies/voorwaardelijke opmaak/formules etc.) onderliggende data ook mee kopieert naar je nieuwe bestand.
Excel cursus
Wanneer je één van onze Excel cursussen hebt gevolgd, dan zijn bovenstaande tips gesneden koek voor jou. Veel mensen gingen je al voor en zijn in staat om sneller en efficiënter te werken sinds de afronding van hun cursus.
Wil je dus meer tips en tricks en het optimale uit Excel halen, schrijf je dan in voor één van onze Excel cursussen.
